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Für den Mittelstand: Effektiver Schutz vor Forderungsausfällen

In welchem Umfang treten in der deutschen Wirtschaft / im Mittelstand Forderungsausfälle auf?

Die aktuellsten Zahlen dazu stammen aus der Creditreform Herbstumfrage zur Wirtschaftslage und Finanzierung im Mittelstand, für die über 4.000 mittelständische Unternehmen befragt wurden. Demnach liegt der Anteil der Unternehmen mit Forderungsverlusten, die mehr als ein Prozent vom Umsatz ausmachen, bei 15,2 Prozent. Im Vorjahr lag der Anteil noch bei 25,3 Prozent. Dafür ist der Anteil der Betriebe mit geringen Forderungsverlusten von bis zu 0,1 Prozent des Umsatzes von vormals 22,7 Prozent auf aktuell 28,2 Prozent gestiegen. Lediglich 15,4 Prozent der befragten Mittelständler hatten keine Forderungsverluste zu beklagen.

Dass beim Ausfall von Forderungen Geld in der Kasse fehlt, liegt auf der Hand. Gibt es noch andere Folgen?

Unternehmen, die gezwungen sind, Forderungen als uneinbringlich auszubuchen, müssen die entstandene Lücke mit eigenen Mitteln überbrücken. Dafür fehlt aufgrund der oft beschworenen Eigenkapitalmisere im deutschen Mittelstand aber in vielen Fällen die notwendige finanzielle Flexibilität. So gerät ein Teufelskreis in Bewegung, der im schlimmsten Fall bis zur Insolvenz der betroffenen Unternehmen führen kann. Der Zugang zu günstigen Bankkrediten wird für mittelständische Unternehmen durch die neuen Eigenkapitalrichtlinien nach Basel II, die Ende des Jahres umgesetzt werden, nicht leichter werden. Bereits jetzt werden auch kleinere Unternehmen von den Banken sehr viel intensiver als noch vor Jahren auf deren Bonität sowie auf Bilanz- und Liquiditätskennzahlen hin geprüft. Ein erheblicher Bestand an offenen Forderungen wirkt sich dabei negativ aus und verschlechtert die Chancen, von der Bank Fremdkapital zu günstigen Konditionen zu bekommen. In dieser Situation wird beispielsweise Factoring als alternative Finanzierungsform auch für den Mittelstand immer interessanter, weil es die Liquidität erhöht und abseits von Bankkrediten neue Gestaltungsmöglichkeiten eröffnet.           

 Wie viele Unternehmen schützen sich?

Creditreform zählt bundesweit allein 125.000 Mitglieder, die Dienstleistungen entlang der gesamten Prozesskette im integrierten Debitoren- und Risikomanagement nutzen. Neben der Erteilung von Wirtschaftsauskünften unterstützt Creditreform Unternehmen im Bereich Forderungsmanagement, um Außenstände zu minimieren. Das Kreditrisikomanagement hilft, Geschäftspartner richtig einzuschätzen und ein Kreditfrühwarnsystem im Unternehmen zu installieren. Moderne Marketingmanagement-Tools ermöglichen Unternehmen, eine geeignete Zielgruppenanalyse durchzuführen um so die "richtigen" Kunden zu finden.  

Was treibt die anderen, nichts zu tun? Wissen die nicht, wie's geht?

Der Zusammenhang zwischen dem oft schlechten Zahlungsverhalten der Kunden, daraus resultierenden Forderungsverlusten und den gravierenden Auswirkungen auf die Finanzierungssituation von mittelständischen Unternehmen sind allgemein bekannt. Unternehmen, die von sich aus kein straffes Forderungsmanagement an den Tag legen, stellen sich selbst ein schlechtes Zeugnis aus. Der säumige Schuldner beobachtet das Verhalten seines Gläubigers und wird sich nicht unnötig beeilen, Rechnungen pünktlich zu zahlen. Je saumseliger das Unternehmen ist, desto saumseliger werden dessen Kunden.       

Welchen Umfang dürfen Forderungen haben?

Die kritische Marke liegt bei Forderungsverlusten von mehr als einem Prozent zum Umsatz des Unternehmens. Eine einfache Rechnung zeigt, wie gravierend sich Ausfälle in dieser Höhe auf den Gewinn eines Unternehmens auswirken: Ein Unternehmen mit einem Umsatz von 1 Million Euro und einer Umsatzrendite von 3 Prozent erwirtschaftet einen Gewinn von 30.000 Euro. Forderungsausfälle in Höhe von einem Prozent zum Umsatz reduzieren den Gewinn um 10.000 Euro. Um diesen Verlust auszugleichen, müsste das Unternehmen einen Mehrumsatz von 333.333 Euro generieren. Das entspricht einem erforderlichen Umsatzwachstum von 33,3 Prozent.      

Was kann ein Unternehmen mit "Bordmitteln" tun, um seine Forderungen zu managen?

Der Königsweg, um Zahlungsausfälle von vornherein zu minimieren, besteht in einer Mischung aus Vorsorge und einem straffen Forderungsmanagement. Vor einer neuen Kundenbeziehung – egal ob zu Privatleuten oder Unternehmen – sollten sich Unternehmer ein Bild von der Bonität des potenziellen Kunden machen. Dazu können sie entsprechende Wirtschaftsauskünfte aus den Creditreform Datenbanken erhalten. Wenn es sich um eine Privatperson handelt, kann bei Creditreform eine Konsumentenauskunft eingeholt werden. Dazu existiert eine Datenbank, in der inzwischen knapp 56 Millionen Informationen zum Zahlungsverhalten von 19 Millionen Bundesbürgern geführt werden. Die Daten beziehen sich zum Beispiel auf ein vertragswidriges Zahlungsverhalten bei Mobilfunkverträgen oder Warenbestellungen und weisen auch auf Pfändungen oder Zwangsvollstreckungen hin. Handelt es sich um einen möglichen neuen Geschäftskunden, kann Creditreform sehr wahrscheinlich Auskünfte über die Bonität dieses Unternehmens erteilen. Dazu unterhält Creditreform die mit 3,6 Millionen Einträgen weltweit umfangreichste Datenbank mit Informationen zu deutschen Firmen. Die vielfältigen Einzelinformationen aus der Datenbank werden für eine Firmenauskunft zum so genannten Bonitätsindex verdichtet. Damit steht ein trennscharfer und leistungsstarker Frühwarnindikator zur Verfügung, der die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit von Unternehmen erheblich erleichtert. Fällt die Auskunft negativ aus, muss der Unternehmer selbst entscheiden, ob er trotzdem eine Kundenbeziehung aufbauen möchte. Bleiben später trotz aller Vorsicht Rechnungen unbezahlt, gilt es für den Unternehmer keine Zeit zu verlieren und einige Regeln zu beachten. Regel Nummer 1: Den Kunden durch die Angabe eines konkreten Zahlungsdatums oder durch Mahnung schnellstmöglich in Verzug setzen. Die gesetzliche Möglichkeit, den säumigen Zahler erst nach 30 Tagen in Verzug zu setzen, ist eindeutig die schlechteste. Regel Nummer 2: Das Verfahren ganz schnell eskalieren lassen und maximal zwei Mahnungen verschicken. Trotz dieser Regeln sollte der Unternehmer mit Fingerspitzengefühl vorgehen. Er sollte zwischen Einmalkunden sowie Dauer- und Geschäftskunden unterscheiden. Je wichtiger ein Kunde ist und je größer die Wahrscheinlichkeit künftiger Aufträge ist, desto behutsamer sollte er auf seine Zahlungsverpflichtungen aufmerksam gemacht werden. Ein persönlicher Anruf, bei dem offen über das Problem verhandelt wird, kann da einiges bewirken. Vielleicht braucht der säumige Kunde ja einfach nur noch ein bisschen mehr Zeit. Trotzdem ist auch hier irgendwann der Zeitpunkt gekommen, an dem ein externes Inkasso-Unternehmen wie Creditreform eingesetzt werden sollte. Unternehmer sollten sich auf keinen Fall selbst weiter um Mahnantrag oder Klage kümmern. Das BGB sieht nicht vor, dass der Gläubiger seinen persönlichen Einsatz vom Schuldner bezahlt bekommt. Nur Fremdkosten wie die Bearbeitungsgebühr des Inkasso-Unternehmens oder des Gerichts sind erstattungsfähig. Erfahrungsgemäß reagieren Schuldner meistens erst, wenn eine dritte Partei in das Verfahren eingreift und die Außenstände eintreibt.

Woher stammen die Informationen für Ihre Wirtschaftsauskünfte?

Creditreform greift für die Daten zunächst auf öffentliche Quellen wie Handels-, Genossenschafts- und Gewerberegister zu. Darüber hinaus werden die Unternehmen, über die Daten gefunden werden, selbst zu ihren Zahlen befragt. Diese Angaben werden anhand von Vergleichsdaten auf Plausibilität überprüft. Den Mitarbeitern von Creditreform stehen für die Auswertung der Ergebnisse umfassende Branchenanalyse-Programme zur Verfügung, in denen für unzählige Branchen Vergleichswerte von Unternehmen eingepflegt sind. Auf der Grundlage von Insolvenzdaten, Branchendurchschnittswerten und Bilanzen hat Creditreform ein spezielles Kennzahlensystem entwickelt, das Informationen für mehr als 95 Prozent aller Wirtschaftsbranchen in Deutschland liefert. Hinzu kommen die Informationen der Mitgliedsunternehmen über ihre Zahlungserfahrungen mit ihren Geschäftspartnern. Jährlich sind dies rund 30 Millionen konkrete Zahlungsverhaltensdaten. Da unsere Mitglieder aus nahezu allen Branchen stammen, greifen wir für unsere Auskünfte nicht nur auf die Daten von Banken und Versandhäusern zurück.    

Welche Dienstleistungen sind mit dem Inkasso verbunden?

Ein Inkasso-Verfahren kann das kaufmännische Mahnverfahren, das mögliche Gerichtsverfahren, das wir in Zusammenarbeit mit spezialisierten Vertragsanwälten durchführen, und anschließende Zwangsvollstreckungsmaßnahmen umfassen. Ist ein Schuldner, gegen den ein vollstreckbarer Titel vorliegt, zahlungsunfähig, kann Creditreform im Überwachungsverfahren zusätzlich 30 Jahre lang kontrollieren, ob er wieder zu Geld gekommen ist. In diesem Fall wird erneut versucht, den Titel zu vollstrecken.    

 Viele Firmen fürchten Imageverlust oder Belastung der Kundenbeziehungen, wenn sie Inkasso vornehmen lassen...

Unserer Erfahrung nach ist es eher von Vorteil, wenn für das Inkasso ein neutraler Dritter eingeschaltet wird, der zwischen den beiden Vertragsparteien vermittelnd tätig werden kann. Wir stellen bei Schuldnern immer wieder ein ausgeprägtes Problembewusstsein fest, wenn wir sie wegen offenen Forderungen kontaktieren. Ein straffes Forderungsmanagement inklusive Telefoninkasso und Factoring stößt daher nicht auf Ablehnung, sondern wird eher als Indiz für ein professionelles Geschäftsgebaren gewertet. Außerdem wissen viele Schuldner natürlich auch, dass sie im Falle des Zahlungsverzuges mit einem negativen Eintrag in die Creditreform Datenbank rechnen müssen, der sich für sie bei anderen Geschäften, etwa beim Abschluss von Leasingverträgen, nachteilig auswirken kann. Wie schon bei den Mahnungen durch den Unternehmer sollte auch beim Inkasso zwischen Einmalkunden und festen Geschäftspartnern unterschieden werden, bei denen mit mehr Behutsamkeit vorgegangen werden sollte. Das ist bei Creditreform allein dadurch gewährleistet, dass das konkrete Mahnverfahren in jedem einzelnen Fall mit dem Auftraggeber abgesprochen wird. Er bleibt dadurch in jeder Phase Herr des Verfahrens.         

 Was kostet Inkasso?

Die Kosten setzen sich aus einer Bearbeitungsgebühr und einer Erfolgsprovision zusammen. Die Bearbeitungsgebühr gehört, wie bereits erwähnt, zum Verzugsschaden und ist vom Schuldner zu zahlen. Das Unternehmen zahlt im Erfolgsfall eine Provision an Creditreform, deren Höhe sich nach dem Volumen der Forderung richtet. Wegen der dezentralen Struktur von Creditreform mit bundesweit 130 rechtlich eigenständigen Geschäftsstellen ist die konkrete Preisgestaltung Sache der jeweils zuständigen Geschäftsstelle. Die Mitarbeiter vor Ort beantworten gerne alle weitergehenden Fragen zu Mitgliedschaft, Produkten, Leistungen und Preisen. Der jeweils zuständige Verein Creditreform kann über das Online-Ortsverzeichnis auf   www.creditreform.de gefunden werden. Generell gilt aber: Die Kosten, die zu zahlen sind, wenn ein Unternehmen eine Bonitätsprüfung durchführen lässt oder das Inkasso-Management an Creditreform abtritt, sind  im Vergleich zu den finanziellen Schäden, die Forderungsausfälle verursachen, vernachlässigbar gering. 

Zum Autor

Volker Ulbricht ist Geschäftsführer des Verbandes der Vereine Creditreform e. V. Er ist unter anderem für das Geschäftsfeld Inkasso verantwortlich.

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